Subventions & Collaborations

Comment demander de l'aide

Si vous proposez un projet pour des installations ou des districts spécifiques de VADOC, veuillez contacter le(s) site(s) spécifique(s) ou le bureau régional approprié pour discuter du projet et des services qui seront fournis avant de soumettre la demande formelle. Si vous n'établissez pas de contact à l'avance, la décision du VADOC de fournir une lettre de soutien ou de conclure un accord de collaboration avant la date d'échéance de la subvention pourrait s'en trouver affectée ou retardée.

Délai de soumission

Votre demande officielle de soutien doit prévoir suffisamment de temps pour l'examen, le suivi, l'édition et l'obtention des signatures appropriées. Les délais de soumission suivants s'appliquent aux demandes :

• Les demandes de lettres de soutien doivent être envoyées au moins 10 jours ouvrables à l'avance.
• Les demandes d'accords de collaboration (tels que les protocoles d'accord) qui n'exigent aucune obligation financière de la part du VADOC doivent être présentées au moins 15 jours ouvrables à l'avance.
• Les demandes de lettres ou les accords de collaboration qui nécessitent une obligation ou une gestion financière de la part du VADOC ou qui fournissent un financement au VADOC doivent être envoyés au moins 20 jours ouvrables à l'avance.

Exigences en matière de soumission

Veuillez soumettre vos demandes formelles et vos documents à grants@vadoc.virginia.gov. Votre demande officielle doit être accompagnée de tous les formulaires et documents énumérés ci-dessous.

1. Un formulaire de demande de soutien/d'engagement pour les demandes de subventions externes dûment rempli, en veillant à ce que toutes les informations soient correctes. Le formulaire doit comporter l'un des éléments suivants :
   • Un lien vers l'appel à propositions/l'appel d'offres de l'organisme subventionnaire ou
   • Une copie de l'appel à propositions ou de l'appel d'offres en tant que pièce jointe.
2. Un projet initial de lettre de soutien ou d'accord de collaboration dans un format modifiable tel que Microsoft Word. N'incluez PAS de termes qui soutiennent spécifiquement l'organisation ou le programme candidat. La lettre doit comprendre
   • Toutes les mentions obligatoires indiquées dans l'appel d'offres.
   • Une description objective et factuelle de la manière dont le projet répond à la mission et aux objectifs du VADOC. Veuillez indiquer la population cible et la localisation géographique, y compris les installations spécifiques ou les bureaux de district, si le projet est spécifique à une population ou à une région particulière.
   • Les documents relatifs aux accords de collaboration, tels qu'un protocole d'accord (MOU, utilisé lorsqu'il n'y a pas d'échange financier), un protocole d'accord (MOA, utilisé lorsqu'il y a un échange financier) ou d'autres documents similaires, doivent comporter des éléments et des déclarations spécifiques. Les principaux éléments et déclarations, ainsi qu'un exemple de protocole d'accord, se trouvent dans la section Éléments et déclarations requis pour les accords de collaboration (des déclarations supplémentaires peuvent être requises pour les protocoles d'accord). Envoyez un courriel à grants@vadoc.virginia.gov pour obtenir une copie de ce document.
3. Si le VADOC fournit un soutien écrit à votre demande, vous devez :
   • Nous fournir une copie complète du texte de la demande dans un délai d'une semaine à compter de sa soumission.
   • Nous informer de la décision de l'organisme subventionnaire dans les 10 jours ouvrables suivant la notification.
   • Envoyez-nous une copie de la lettre d'attribution et des conditions si la demande est acceptée.
   • Soumettez toutes les informations de suivi, y compris tout numéro de référence fourni par le VADOC pour votre demande, à grants@vadoc.virginia.gov.

Ce qu'il faut savoir

• Les documents de soutien ou d'engagement ne seront pas délivrés pour une subvention externe qui entre en concurrence avec une subvention que le VADOC a reçue, demandée ou prévoit de demander, ou qui constitue un conflit d'intérêts potentiel pour une subvention qu'il a reçue, demandée ou prévoit de demander.
• Des accords signés, tels qu'un protocole d'accord ou une convention, ne seront signés avant l'octroi d'une subvention que si le subventionneur exige expressément un tel document. Des accords postérieurs à l'attribution du marché seront conclus si nécessaire.
• Le VADOC peut fournir des lettres de soutien ou signer des accords de collaboration avec plusieurs organisations ou agences candidates à la même opportunité de financement.
• Nous sommes conscients que les contraintes de temps liées aux demandes peuvent limiter notre capacité à achever le processus d'examen interne avant la soumission. Par conséquent, le VADOC se réserve le droit de retirer son soutien lors de l'examen de la demande de subvention après sa soumission.