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Loi sur la liberté d'information de Virginie

Loi sur la liberté d'information de Virginie

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Vous trouverez plus d'informations sur :

Droits & Responsabilités Vue d'ensemble

Comme le stipule l'article 2.2-3700 du code de Virginie, l'objectif de la FOIA est de promouvoir une meilleure connaissance des activités gouvernementales par l'ensemble de la population. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

L'administration pénitentiaire de Virginie (VADOC) a pour politique de mettre à disposition les documents publics conformément à la loi sur la liberté de l'information de Virginie (FOIA). La loi sur la liberté d'information (Freedom of Information Act), § 2.2-3700 et seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Les personnes incarcérées dans des établissements pénitentiaires d'État, fédéraux ou locaux ne bénéficient d'aucun droit au titre de la FOIA (§ 2.2-3703 (C)). Le VADOC a mis en place des politiques qui régissent les dossiers auxquels les détenus peuvent avoir accès.

Un document public est un écrit ou un enregistrement, qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo ou de tout autre format, qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre de l'exercice d'activités publiques. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

  • Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
  • Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
  • Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit.

Demande d'archives auprès de la VADOC

Vous pouvez demander des dossiers par courrier postal, par télécopie, par e-mail, en personne ou par téléphone.

FOIA DOE n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents au titre de FOIA. D'un point de vue pratique, les demandes écrites sont préférables. Il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Elle nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu à propos d'une demande verbale. Néanmoins, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.

Nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous souhaitez obtenir les documents.

La raison de votre demande de documents publics n'est pas pertinente. Nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous souhaitez obtenir ces documents. Toutefois, FOIA DOE nous permet de vous demander votre nom et votre adresse légale. Le VADOC exige que vous fournissiez votre nom et votre adresse légale avec votre demande.

Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable."

Il s'agit d'une norme de bon sens. Il faut que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.

Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents.

FOIA DOE ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du VADOC. En outre, nous ne sommes pas tenus de créer un nouvel enregistrement si l'enregistrement DOE n'existe pas déjà.

Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le VADOC dans le cadre de ses activités habituelles.

Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par courrier électronique ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.

Veuillez coopérer avec le personnel.

Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier ou tenter de parvenir à un accord raisonnable sur une réponse à une demande importante.

Où envoyer votre demande

Pour des informations sur les détenus

Pour demander des documents à l'administration pénitentiaire de Virginie, adressez votre demande au directeur de l'unité, au directeur ou au surintendant de l'établissement, ou au chef du district de probation et de libération conditionnelle qui conserve les documents que vous demandez.

Les coordonnées des bureaux régionaux, des établissements pénitentiaires, des bureaux de probation et de libération conditionnelle et des établissements pénitentiaires communautaires peuvent être trouvées en cliquant sur les liens correspondant à chaque établissement et bureau dans l'annuaire Facilities & Offices.

Pour des informations sur les politiques et les procédures

Les procédures du VADOC peuvent être consultées sur notre page Procédures opérationnelles. Veuillez contacter FOIA@vadoc.virginia.gov.

Pour les archives générales de VADOC

Pour d'autres types de dossiers VADOC, vous pouvez trouver des informations sur le site web de VADOC sur le formulaire " Contactez-nous".

Les coordonnées de toutes les unités du bureau central et du siège sont les suivantes :

Virginia Department of Corrections

P.O. Box 26963

Richmond, VA 23261

Téléphone :  (804) 674-3000

Pour les dossiers de la commission de libération conditionnelle de Virginie

Le Virginia Parole Board (VPB) est une agence d'État distincte du Virginia Department of Corrections. Visitez le site web de VPB pour soumettre une demande à FOIA.

Pour les questions juridiques et les questions générales relatives à la FOIA

Si vous avez des questions concernant une demande d'archives, ou si vous avez besoin de conseils sur l'endroit où envoyer votre demande, contactez-nous :

Département de l'administration pénitentiaire de Virginie
P.O. Boîte 26963
Richmond, VA 23261


En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone à l'adresse (804) 225-3056 ou, sans frais, à l'adresse 1-866-448-4100.

Les responsabilités de la VADOC pour répondre à votre demande

Le VADOC doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception.

Le premier jour est considéré comme le premier jour ouvrable suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours DOE ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.

Il existe cinq types de réponses à votre demande.

La FOIA exige que les organismes publics apportent l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :

  1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
  2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une (de) dérogation(s) légale(s) spécifique(s). Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cette réponse doit identifier le volume et le sujet des documents retenus et indiquer la ou les sections spécifiques du code de Virginie qui nous autorisent à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant le(s) article(s) spécifique(s) du code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
  4. Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
  5. S'il nous est pratiquement impossible de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, ce qui nous donne un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.

Nous pouvons demander à la cour un délai supplémentaire pour répondre si votre demande est importante.

Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Coûts associés aux demandes

Un organisme public peut facturer des frais raisonnables n'excédant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche et l'extraction des documents demandés.

Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la conservation des documents ou à la conduite des affaires de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Tous les frais liés à la fourniture des documents demandés doivent être estimés à l'avance à la demande du citoyen, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginie.

Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au VADOC.

FOIA nous permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit notamment du temps passé par le personnel à rechercher et à récupérer les documents demandés, des frais de copie, d'affranchissement et de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.

Un acompte est demandé pour les demandes dont le coût est supérieur à 200 dollars.

Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de 200 dollars, nous vous demanderons de verser un acompte ne dépassant pas le montant de l'estimation avant de donner suite à votre demande. Le délai dans lequel nous devons répondre à votre demande DOE n'inclut pas le délai entre le moment où nous vous demandons un dépôt et le moment où nous recevons le dépôt.

Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés.

Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés. Nous vous recommandons vivement de demander une estimation du coût si vous ne connaissez pas le volume des documents que vous demandez et/ou si vous n'êtes pas en mesure ou désireux de payer des frais pouvant aller jusqu'à 200 dollars pour les documents.

Le paiement est dû à la réception des dossiers.

Vous pouvez également payer à l'avance. Une nouvelle demande d'archives ne sera pas traitée tant que vous n'aurez pas payé tout montant dû pour une précédente demande d'archives restée impayée pendant plus de 30 jours.

Types d'enregistrements

Vous trouverez ci-dessous une description générale des types de dossiers détenus par l'administration pénitentiaire de Virginie :

  • Dossiers du personnel concernant les employés et les fonctionnaires du département
  • Registres des contrats conclus par le département
  • Inventaires, documents financiers et budgétaires
  • Procédures, réglementations et manuels d'exploitation départementaux et locaux
  • Dossiers criminels, dossiers de gestion des cas et dossiers médicaux des détenus
  • Protocoles de sécurité, plans tactiques, fiches de contrôle, journaux, listes, ordres de mission, inventaires, enregistrements et autres documents relatifs à la sécurité.
  • Rapports d'enquête, audits et inspections
  • Rapports statistiques et de gestion
  • Dossiers d'ingénierie et de construction

Pour plus d'informations sur les types de documents ne relevant pas de la FOIA, veuillez consulter les procédures et formulaires suivants :

Si vous n'êtes pas sûr que le VADOC possède le(s) document(s) que vous recherchez, veuillez contacter l'unité ou l'établissement concerné, ou le responsable FOIA.

Exemptions couramment utilisées

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. Le VADOC ne divulgue généralement pas les documents soumis aux exemptions suivantes

  • La politique générale du ministère est d'invoquer l'exemption relative aux informations sur le personnel dans les cas où elle s'applique afin de protéger la vie privée des employés et des fonctionnaires du ministère. (§ 2.2-3705.1 (1) du code de Virginie)
  • Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou au produit du travail d'un avocat ou d'un juriste (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Logiciel d'information propriétaire du vendeur (§ 2.2-3705.1 (6)) ou logiciel de l'agence (§ 2.2-3705.1 (7))
  • Documents relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 (12)) La politique générale du ministère est d'invoquer l'exemption relative aux négociations contractuelles chaque fois qu'elle s'applique afin de protéger la position de négociation et la stratégie de négociation du ministère.
  • Dossiers du comité d'examen des engagements concernant les personnes soumises à un engagement civil en tant que prédateurs sexuellement violents et dossiers identifiant les victimes de ces personnes (§ 2.2-3705.2 (5)).
  • Dessins techniques et architecturaux, manuels d'exploitation, de procédure, de planification tactique ou de formation, procès-verbaux de réunions du personnel ou autres documents dont la divulgation compromettrait la sécurité d'une installation, d'un bâtiment ou d'une structure gouvernementale ou la sécurité des personnes utilisant cette installation, ce bâtiment ou cette structure (§ 2.2-3705.2 (14)).
  • Dossiers médicaux et de santé mentale (§ 2.2-3705.5 (1); (§ 32.1-127.1:03); La politique générale du ministère est d'invoquer les exemptions relatives aux dossiers des détenus et aux dossiers médicaux lorsqu'elles s'appliquent afin de protéger la vie privée des détenus et de se conformer aux lois applicables régissant la divulgation de certains dossiers criminels et médicaux.
  • Documents confidentiels liés à une offre pour un projet de construction public (§2.2-3705.6 (10)) ou à une proposition dans le cadre de la loi sur les installations et infrastructures éducatives publiques-privées (§2.2-3705.6 (11)).
  • L'identité des personnes désignées pour procéder à une exécution et toute information raisonnablement calculée pour conduire à l'identité de ces personnes (§ 2.2-3705.7 (25); (§53.1-233)
  • Dossiers relatifs à une enquête ou à des poursuites pénales (§ 2.2-3706 (B)(1))
  • Documents remis à titre confidentiel aux agents de l'unité d'enquête spéciale du ministère (§ 2.2-3706 (B)(2))
  • Dossiers des détenus incarcérés dans des établissements pénitentiaires (§ 2.2-3706 (B)(4))
  • Les dossiers des forces de l'ordre contenant des plans tactiques spécifiques, dont la divulgation compromettrait la sécurité du personnel des forces de l'ordre ou du grand public (§ 2.2-3706(B)(5)); le département a pour politique générale d'invoquer les exemptions concernant les dossiers de sécurité chaque fois qu'elles s'appliquent pour protéger la sécurité de ses installations et de ses opérations, ainsi que la sécurité du personnel, des détenus et de la population en général.
  • Dossiers d'adultes faisant l'objet d'une enquête ou d'une surveillance par les services de probation et de libération conditionnelle de l'État (§ 2.2-3706 (B)(6))
  • les casiers judiciaires (§ 19.2-389) et les enquêtes et rapports des agents de probation (§ 19.2-299)
  • L'identité de toute pharmacie ou centre d'externalisation qui conclut un contrat avec le ministère pour la préparation des médicaments nécessaires à l'exécution par injection létale, de tout responsable ou employé de cette pharmacie ou centre d'externalisation et de toute personne ou entité à laquelle cette pharmacie ou centre d'externalisation fait appel pour obtenir du matériel ou des substances facilitant la préparation de ces médicaments, ainsi que toute information raisonnablement susceptible de conduire à l'identité de ces personnes ou entités (§ 53.1-234).
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